STAP 1. Instellingen

Via de module instellingen kun je de instellingen van je Twizzit platform aanpassen aan de noden van je organisatie. Dit is een belangrijke opstartstap omdat het de basis vormt om andere modules in Twizzit optimaal te kunnen gebruiken.

Vooraleer je aan de instellingen gaat sleutelen, is het belangrijk om onderstaande info even door te nemen. Via deze info kun je de instellingen correct instellen voor je organisatie.

1.1. Lidmaatschappen

In Twizzit beheer je zowel de informatie van leden als niet-leden (ex-leden, ouders, contacten, …). Om een duidelijk onderscheid te maken tussen wie aangesloten is bij de organisatie en wie niet maken we gebruik van lidmaatschappen. Met lidmaatschappen houd je alle info bij over de aansluiting van een contact bij de organisatie zoals de duurtijd, hoedanigheid en historiek.

Bepaal over welke verschillende lidmaatschapstypes je organisatie beschikt en houd hierbij rekening met deze tips:

• Creëer algemene types met een ruim toepassingsgebied.
• Beperk het aantal types tot maximum 10 types.
• Zorg dat je op basis van het lidmaatschap type van een persoon in combinatie met de leeftijd en een eventuele groepsindeling de nodige segmentatie kan maken.
  
  
  • Vermijd dus groepsafhankelijke types (bv. team A, team B). Hiervoor gebruiken we groepsindelingen.
  • Vermijd waar mogelijk leeftijdsafhankelijke types (bv. U16). Lidmaatschappen kunnen steeds in combinatie met de leeftijd van de persoon gebruikt worden.
• Maak geen lidmaatschapstype aan voor ex-leden. Ex-leden zijn geen lid en voeg je best toe zonder actief lidmaatschap.
• Voorbeelden goede lidmaatschap types: spelend/sportend lid, niet-sportend lid (bv. begeleider, coach, trainer, …), steunend lid, bestuurder, ...

Eens je de lidmaatschapstypes hebt bepaald, dien je aan te geven onder welk soort lidmaatschap het type valt, seizoensgebonden of doorlopende lidmaatschappen.

Seizoensgebonden lidmaatschappen

• Seizoensgebonden types volgen de duur van het seizoen en verlopen automatisch op het einde van het seizoen.
• Organisaties waarbij de leden elk jaar actief opnieuw moeten inschrijven (bv. via inschrijvingsformulier) kiezen best voor het seizoensgebonden type.

Doorlopende lidmaatschappen

• Doorlopende types volgen de duur van het lidmaatschap zelf en verlopen op de einddatum (indien ingegeven).
• Dit type raden we aan wanneer je er van uitgaat dat leden elk jaar automatisch (stilzwijgend) verlengen of leden zich actief dienen uit te schrijven.

1.2. Groepen

Elke organisatie maakt gebruik van groepen om leden en contacten te segmenteren. In Twizzit onderscheiden we twee soorten groepen: teams en werkgroepen. Teams zijn gelinkt aan een seizoen en worden automatisch gearchiveerd zodra het seizoen afloopt. Werkgroepen maken deel uit van een organigram en lopen over de seizoensgrenzen heen.

Heb je veel teams en/of werkgroepen, dan kan je deze onderbrengen in categorieën om het overzicht te bewaren. Bijvoorbeeld:

- team categorie: jeugd, groepslessen, senioren ...

- team: U9 en U10, groepsles A en groepsles B,…

- werkgroep categorie: bestuur, comité, …

- werkgroep: dagelijks bestuur, sponsorcomité, …

De categorieën maak je aan in de instellingen onder het subtype 'groepscategorieën'. De teams en werkgroepen maak je aan in de module 'beheer groepen'.

1.3. Families

Zijn jullie een club waar ouders én kinderen samen lid zijn? Heeft je organisatie een uitgebreide jeugdwerking? Worden ouders regelmatig ingeschakeld als vrijwilliger? Dan raden we aan om met families te werken. In dit artikel vind je meer info over het toevoegen van families. In verband met het toegang geven aan (gescheiden) ouders tot het account van hun kind(eren), raadpleeg je dit artikel.

Zo, met deze bagage ben je klaar om je Twizzit platform correct te configureren in de module 'instellingen'. Raadpleeg hiervoor deze documentatie.