Twizzit biedt de mogelijkheid om zowel leden als niet-aangesloten contacten te beheren, zoals bvb. supporters, sympathisanten, helpende ouders, oud-leden, etc.. Maak gebruik van lidmaatschappen om een duidelijk onderscheid te maken tussen leden en niet-leden. Meer info over lidmaatschappen, vind je hier.
Voeg leden en sympathisanten toe als contacten in Twizzit en geef ze zo de mogelijkheid om in te loggen in Twizzit. Contacten toevoegen, doe je als volgt:
Bespaar heel wat tijd met de functie 'maak een contact aan op basis van een bestaand contact' om gegevens te kopiëren van een bestaand contact, zoals bijvoorbeeld een broer of zus van het nieuwe contact. Om deze functionaliteit te raadplegen, klik je op de groene '+' knop onderaan om een contact toe te voegen. Bovenaan onder 'Maak een contact aan op basis van een bestaand contact' gebruik je de zoekbalk om het contact waarvan je gegevens wenst te kopiëren op te zoeken.
Contacten toevoegen vanuit een inschrijving? Dat kan en het bespaart je bovendien heel wat werk. Ontdek er hier alles over.
Toegang tot het toevoegen van informatie wordt verleend door de organisatie. Gebruikers zonder toegang zullen geen knop 'toevoegen' zien, of niet uit alle opties kunnen kiezen. De admin van de organisatie kan dit aanpassen in de module 'beheer toegangen'.
Beschik je over een ledenlijst en wil je deze volledig in één keer in Twizzit inladen? Dat kan! Volg hiervoor de volgende stappen.
Om je ledenlijst te kunnen opladen via de Twizzit import tool, dient je bestand van het type CSV te zijn. Is dat al het geval? Dan kan je deze stap overslaan. Nog niet het geval? Dan heb je twee opties: je Excel-bestand opslaan als CSV-bestand OF onze template downloaden. Beide opties leggen we hieronder uit.
Excel-bestand opslaan als CSV-bestand
Om je Excel-bestand op te slaan als CSV-bestand ga je als volgt te werk:
Let op! De automatische herkenning van gegevens is beperkt als je via deze manier te werk gaat. Voor volautomatische herkenning raden we aan de gepersonaliseerde template te downloaden.
Template downloaden
Om met de Twizzit CSV-template aan de slag te gaan, ga je als volgt te werk:
Werk je met een NL-versie van Windows? Dan kan het zijn dat de kolommen gespreid zijn door komma's. Hoe je deze weergave kan aanpassen, tonen we je in dit filmpje.
Tip! Voeg eerst de gewenste extra velden (die je in import bestand gebruikt), met betrekking op het contactprofiel, toe in de instellingen, onder het tab 'extra velden'.
Is je ledenlijst CVS-klaar? Dan kun je van start gaan met het importeren. Ga hiervoor als volgt te werk:
Twizzit herkent reeds bestaande contacten op basis van naam, voornaam en geboortedatum en geeft de mogelijkheid de reeds bestaande leden aan te passen. Hierdoor kan je deze functie ook gebruiken om heel het ledenbestand up-to-date te brengen.
Contacten kunnen via de bulk import enkel aan teams worden toegevoegd, niet aan werkgroepen.
Werken met families? Vink dan bij stap 8 (hierboven) de optie 'contact toevoegen aan bestaande / nieuwe familie' aan.
Controleer de gegevens in het overzicht. Indien er vreemde tekens (vb. ¥, ¼, Ã) opduiken, raden we aan niet verder te gaan met uploaden en het Twizzit supportteam te contacteren voor hulp.
Geef elk actief lid een lidmaatschap om aan te geven wie er lid is en wie niet. Gebruik geen lidmaatschap om ex-leden aan te duiden.