Laat leden hun aanwezigheid ingeven voor de aanvang van het evenement en zorg er zo voor dat de verantwoordelijke zicht krijgt op wie te verwachten. Dit zorgt voor een meer doeltreffende voorbereiding.
Laat de vrijwilliger bovendien bij het registreren van de activiteit bovendien de aanwezigheden bevestigen. Zo behoud je ook naderhand het overzicht van wie effectief aanwezig was op de activiteit en van de vergoedingen voor je vrijwilligers.