Op de oevers van Roeselaarse Kajakvaarders (RKV) wordt dit jaar 50 jaar waterplezier gevierd. De club groeide uit tot een bruisende mix van recreanten, competitie en vrijwilligers. Voorzitter Hartwin neemt ons mee achter de schermen.

Wie plezier op het water zoekt, zit hier goed

Of je nu recreatief of competitief sport, jong of oud bent: wie plezier op het water zoekt, zit hier goed, vertelt Hartwin. Dit jaar vieren we trouwens 50 jaar RKV met een feestweekend en de Viking Regatta teambuilding voor bedrijven, waarin plezier en verbinding centraal staan.

Een diverse en verbindende clubcultuur

Die plezier-visie vertaalt zich in een brede werking: kajakpolo, toervaren, recreatief kajakken en competitieve trajecten bestaan naast elkaar. Net die diversiteit zorgt voor een warme en verbindende clubcultuur, maar maakt de organisatie ook complexer.

Wanneer diversiteit overzicht vereist

De diversiteit bracht steeds meer organisatorische uitdagingen met zich mee. Naarmate het ledenbestand en de werking groeiden, groeide de nood aan overzicht. De huidige manier van werken zorgde voor heel wat administratie en druk bij de vele vrijwilligers. De vraag was niet óf het anders moest, maar vooral hoe?

“Tot enkele jaren geleden werkten de Roeselaarse Kajakvaarders vooral met e-mails, losse mailinglijsten en Excel-bestanden. Informatie zat verspreid bij verschillende bestuursleden, opvolging kostte tijd en uniformiteit was moeilijk te bewaken.”

De keuze voor één centrale werking

We leerden Twizzit kennen via een workshop van de Vlaamse Sportfederatie. Een kennismaking volgde al snel. Het idee van alle administratie en communicatie centraliseren in één app: dat was wat we nodig hadden!

"Twizzit ondersteunt ons in de administratieve zorgen die je hebt als sportclub. Het zorgt ervoor dat alles uniform en gecentraliseerd verloopt, zodat je je kan focussen op hetgeen dat echt telt: je sport en de werking van je club."

Ledenbestand migreren zonder stress

De migratie is heel vlot verlopen. Het voordeel is dat je in Twizzit in bulk zaken kan importeren, dus je hoeft dat niet één per één te doen. Dankzij de bulkimport kon het ledenbestand dus snel worden overgezet.

Op een soepele manier met Twizzit van start gaan

Het belangrijkste is om de voordelen duidelijk te maken en de mensen goed te begeleiden. Beantwoord hun vragen en help hen op weg, zodat ze op een soepele manier met Twizzit van start kunnen gaan. Voor ons was dat een cruciale stap in het proces.

“Vandaag vormt Twizzit het centrale zenuwstelsel van de clubadministratie. Informatie zit op één plek, processen sluiten op elkaar aan en leden weten waar ze moeten zijn.”

Eenvoudigere en foutloze inschrijvingen

De formulierenmodule is nu de ruggengraat van onze processen: inschrijvingen, ticketverkoop en de webshop voor clubkledij. Dankzij koppelingen met agenda en contacten verdwijnen dubbele acties en slimme voorwaarden zorgen dat leden enkel relevante vragen zien. Dat maakt inschrijven eenvoudiger en vermijdt fouten.

Alle communicatie op één centrale plek

Goede communicatie is cruciaal in een club met zoveel activiteiten en profielen. Alle essentiële informatie staat op één centrale plek en de chatmodule laat toe berichten te sturen naar alle leden of specifieke groepen. Omdat leden hun eigen gegevens beheren, is de contactinformatie veel actueler en betrouwbaarder.

Betalingen en facturatie mét zekerheid

Waar vroeger opvolging en controle nodig waren, verlopen inschrijvingen met betalingen en facturatie vandaag automatisch. Dat betekent zekerheid voor het bestuur: betalingen worden opgevolgd en fouten of misverstanden worden vermeden. Tijd die vrijkomt, gaat rechtstreeks terug naar sport en clubleven.

Club en federatie in één

Onze federatie Peddelsport Vlaanderen koos intussen ook voor Twizzit. We gebruiken nu dezelfde tools en dat is een groot voordeel voor beide partijen. Gegevens moeten maar één keer ingevoerd worden en stromen vlot door tussen club en federatie. Dat bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt voor uniforme, consistente informatie.

Vertrouw op de mensen waarmee je samenwerkt

De belangrijkste les die ik als voorzitter heb geleerd, is te vertrouwen op de mensen waarmee je samenwerkt. Onze club beschikt over een fantastisch menselijk kapitaal vol kennis en ervaring, en het is geweldig om te zien hoe we zo samen een prachtig kajakverhaal schrijven. Vandaag al 50 jaar lang, en we doen er maar al te graag nog 50 jaar bij!