Quick club facts

  • KVVV Ardennen of in het lang: Koninklijke Verenigde Vrienden Vlaamse Ardennen

  • Voetbalclub in 1ste Provinciale Oost-Vlaanderen

  • Een warm nest voor kinderen en jongeren, ongeacht hun niveau

  • Zet in op het familiale en jeugdwerking

  • Missie: het eerste elftal van de nodige kwaliteiten voorzien & de filosofie van ‘levenslang sporten’ bijbrengen

Future-proof zijn, dat vinden we belangrijk.

Samen met zijn team, focust Ludo van KVVV Ardennen zich volledig op de toekomst. We willen future-proof zijn, weet hij ons te vertellen. Tijdens de rustige coronaperiode voerde de club een volledige digitalisatie van hun administratie door, via Twizzit. Binnenkort zetten ze hun infrastructuur volledig op punt. En dan is KVVV Ardennen helemaal klaar voor de volgende stap: nationaal voetbal.

De woorden ‘Verenigde Vrienden’ in de afkorting KVVV Ardennen verklappen het al. KVVV Ardennen is een familiale club, een warm nest voor voetballers. De club zet bovendien ook sterk in op jeugdwerking. We willen toekomst bieden aan de voetballende jeugd uit de streek. Verder staan respect en een steun-lokaal-mentaliteit er centraal. Tot slot vinden we future-proof zijn belangrijk, vertelt Ludo. En daar zijn we momenteel intensief mee bezig.

De ellendige tijdrovende administratie

Vijf jaar geleden hadden we met de club een moment van intense vreugde. De stap naar eerste provinciale. De perfecte bekroning voor tien jaar hard werken in tweede provinciale. Ondertussen draaien we al vijf jaar mee in eerste provinciale. Op sportief vlak zitten we dus goed, maar op administratief vlak kon het beter, veel beter. Die ellendige tijdrovende administratie. Lidgeldfacturen maakten we manueel in Word, adressen overtypen uit Excel duurde uren en bij de organisatie van evenementen gingen kaarten en geld verloren. Toen hebben we gezegd, weg ermee. Zo gingen we op zoek naar een tool.

Het volledige team had een voorkeur voor Twizzit

We hebben toen een shortlist gemaakt van een aantal potentiële platformen. Al vrij snel bleek dat we met het volledige team een voorkeur hadden voor Twizzit. Clubkledij online verkopen via een webshop, evenementen en steunacties organiseren, (lidgeld)facturen automatisch aanmaken, enz. De lange lijst van mogelijkheden sprak ons sterk aan. Via een proefversie hebben we dan meteen het platform uitgetest en al heel snel zijn we met Twizzit in zee gegaan.

De digitale overgang

We hebben onze digitale overgang naar Twizzit in verschillende fases opgedeeld. Eerst zijn we het platform gaan gebruiken voor de ledenorganisatie: inschrijvingen, lidgeld betalingen en de organisatie van trainingen/ wedstrijden. In de tweede fase startten we met het organiseren van evenementen in Twizzit. We hebben ondertussen al een drietal evenementen georganiseerd en dat loopt perfect, gaat Ludo verder. Verder zijn we onlangs gestart met nieuwsbrieven en de volgende stap is de facturatie van sponsoring integreren. Voor zowel de nieuwsbrieven als voor de facturatie hadden we vroeger afzonderlijke apps. Die twee taken willen we nu ook onder één dak brengen, in Twizzit. Als dit klaar is, hebben we de volledige digitale transformatie van onze club op administratief vlak afgewerkt in minder dan een jaar tijd. Als dat niet mooi is!

Tijd en overzicht

We zijn heel tevreden over onze samenwerking met Twizzit. Zo zijn we erin geslaagd om de interne administratie van onze club tot een minimum te herleiden. De taken zijn veel meer verdeeld en het is een plezier om administratie te doen, in plaats van een last. We winnen tijd om terug bezig te zijn met de essentie van onze club: voetbal. Naast tijd winnen is ook het duidelijk overzicht een groot voordeel. Doordat alle clubinformatie samen zit in een platform, zijn alle interacties heel duidelijk. We zien alle interacties van een lid met de club, van een sponsor met de club, … Per lid kun je verder ook zien tot welk team hij behoort, aan welke activiteiten / evenementen hij heeft deelgenomen, of het lidgeld betaald is, ... Dat geeft een heel duidelijk overzicht voor een club.

Op weg naar nationaal voetbal

Administratief zijn we nu helemaal in orde. De next step, dat is onze infrastructuur. We hebben bouwplannen om een volledig nieuwe voetbalinfrastructuur neer te zetten in de gemeente Maarkedal met twee nieuwe kunstgrastereinen. Momenteel wachten we nog op een goedkeuring vanuit de overheid. Dat is de volgende stap en we zijn ervan overtuigd dat Twizzit ons ook bij de verdere uitbouw van onze club zal ondersteunen. En als dat helemaal klaar is, dan zijn we klaar om de stap naar nationaal voetbal te zetten hé.

Key takeaways

  • KVVV Ardennen vindt future-proof zijn belangrijk en zet daar sterk op in.

  • Vijf jaar geleden zette de club de stap naar eerste provinciale: de perfecte bekroning voor tien jaar hard werken in tweede provinciale.

  • Op administratief vlak kon het veel beter: de club koos voor een digitale transformatie in samenwerking met Twizzit. Missie volbracht in slechts enkele maanden.

  • Het resultaat? Tijd winst & een duidelijk overzicht van alle clubinteracties.

  • De next steps: infrastructuur en dan zet KVVV Ardennen de stap naar nationaal voetbal.