Sur les berges des Roeselaarse Kajakvaarders (RKV), on célèbre cette année 50 ans de plaisir sur l’eau. Le club est devenu un mélange dynamique de pratiquants loisirs, de compétiteurs et de bénévoles. Le président Hartwin nous emmène dans les coulisses de cette belle aventure.

Ici, le plaisir sur l’eau est au rendez-vous

Que l’on pratique le kayak de manière récréative ou compétitive, que l’on soit jeune ou moins jeune: tous ceux qui cherchent du plaisir sur l’eau sont à la bonne adresse, explique Hartwin. Cette année, RKV fête ses 50 ans avec un week-end festif et le team building Viking Regatta pour les entreprises, où le plaisir et la cohésion sont au cœur de l’expérience.

Une culture de club diversifiée et fédératrice

Cette vision axée sur le plaisir se traduit par une offre très large: kayak-polo, randonnées nautiques, kayak récréatif et parcours compétitifs coexistent harmonieusement. Cette diversité crée une culture de club chaleureuse et fédératrice, mais rend aussi l’organisation plus complexe.

Quand la diversité exige de la clarté

La diversité a entraîné de plus en plus de défis organisationnels. À mesure que le nombre de membres et les activités se développaient, le besoin de vue d’ensemble s’est accru. La manière de travailler existante générait beaucoup de tâches administratives et mettait une forte pression sur les nombreux bénévoles. La question n’était pas de savoir si les choses devaient changer, mais surtout comment.

"Jusqu’il y a quelques années, les Kayakistes de Roulers travaillaient principalement avec des e-mails, des listes de diffusion séparées et des fichiers Excel. Les informations étaient dispersées entre plusieurs membres du comité, le suivi prenait du temps et il était difficile de garantir une approche uniforme."

Le choix d’un fonctionnement centralisé

Nous avons découvert Twizzit lors d’un workshop organisé par la Vlaamse Sportfederatie. Une première prise de contact a rapidement suivi. L’idée de centraliser toute l’administration et la communication dans une seule application correspondait exactement à ce dont nous avions besoin.

"Twizzit nous soutient dans les tâches administratives inhérentes à un club sportif. Tout devient uniforme et centralisé, ce qui nous permet de nous concentrer sur l’essentiel: le sport et la vie du club."

Une migration des membres sans stress

La migration s’est déroulée de manière très fluide. L’un des grands avantages de Twizzit est la possibilité d’importer des données en masse, sans devoir tout encoder individuellement. Grâce à cette importation groupée, le fichier membres a pu être transféré rapidement et efficacement.

Un démarrage en douceur avec Twizzit

L’essentiel est de bien expliquer les avantages et d’accompagner correctement les utilisateurs. Répondre aux questions, guider les membres pas à pas: cela a été une étape clé pour assurer un démarrage serein avec Twizzit.

"Aujourd’hui, Twizzit constitue le système nerveux central de l’administration du club. Les informations sont centralisées, les processus sont connectés et les membres savent exactement où se tourner."

Des inscriptions plus simples et sans erreurs

Le module de formulaires constitue désormais l’épine dorsale de nos processus: inscriptions, vente de tickets et boutique de vêtements du club. Grâce aux liens avec l’agenda et les contacts, les doubles encodages disparaissent. Les conditions intelligentes permettent aux membres de ne voir que les questions pertinentes. Cela facilite les inscriptions et permet d’éviter les erreurs.

Toute la communication en un seul endroit

Dans un club aux activités et profils aussi variés, une bonne communication est indispensable. Toutes les informations essentielles sont disponibles sur une plateforme centrale, et le module de chat permet d’envoyer des messages à l’ensemble des membres ou à des groupes spécifiques. Comme les membres gèrent eux-mêmes leurs données, les informations de contact sont beaucoup plus à jour et fiables.

Paiements et facturation en toute confiance

Là où un suivi manuel était autrefois nécessaire, les inscriptions avec paiement et la facturation sont aujourd’hui automatisées. Cela apporte une vraie tranquillité d’esprit au comité: les paiements sont correctement suivis, les erreurs et malentendus sont évités. Le temps gagné est directement réinvesti dans le sport et la vie du club.

Club et fédération sur la même longueur d’onde

Notre fédération, Peddelsport Vlaanderen, a également opté pour Twizzit. Nous utilisons désormais les mêmes outils, ce qui représente un avantage majeur pour les deux parties. Les données ne doivent être encodées qu’une seule fois et circulent facilement entre le club et la fédération. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’assurer une information uniforme et cohérente.

Faire confiance aux personnes avec qui l’on travaille

La leçon la plus importante que j’ai apprise en tant que président, c’est la confiance dans les personnes avec qui l’on collabore. Notre club dispose d’un formidable capital humain, riche en connaissances et en expérience. C’est un réel plaisir de voir comment, ensemble, nous écrivons une magnifique histoire de kayak. Déjà depuis 50 ans… et avec grand plaisir pour encore 50 de plus!