Laissez les membres entrer en leur présence avant le début de l'événement et assurez-vous que la personne responsable a une idée de qui s'attendre. Cela permet une préparation plus efficace.
De plus, demandez au volontaire de confirmer les présences lors de l'enregistrement de l'activité. De cette façon, vous gardez également un aperçu de qui était réellement présent à l'activité et des frais pour vos bénévoles par la suite.