EBCP is de beroepsvereniging voor cardiovasculaire perfusionisten met meer dan 900 leden verspreid over Europa. Zo’n grote vereniging managen op basis van vrijwilligheid is een hele klus, vertelt secretaris generaal Gerdy. Dankzij Twizzit zijn we erin geslaagd om alle processen te centraliseren en te automatiseren, met winst in efficiëntie en een verminderde workload als gevolg. Zo kunnen we ons met de essentie van onze beroepsvereniging bezig houden, want daar ligt ons hart. 

EBCP in het lang

De Europese beroepsvereniging voor cardiovasculaire perfusionisten, in het kort EBCP, is een beroepsvereniging welke de belangen behartigt van alle Europese perfusionisten. Een cardiovasculair perfusionist staat onder andere in voor het bedienen van de hartlongmachine tijdens hartoperaties, vertelt algemeen secretaris Gerdy. Verder zijn we verantwoordelijk voor hart en/of long ondersteunende technologieën (ECMO-therapie was bijvoorbeeld erg actueel tijdens de COVID-19 pandemie) en orgaanperfusie in specifieke settings. Met onze vereniging focussen we op het certifiëren van Europese perfusionisten door middel van een theoretisch en praktisch examen. Daarnaast stimuleren we opleiding en wetenschappelijk onderzoek binnen het vakgebied, vaak samen met andere disciplines rond hartchirurgie.

Vaak genoodzaakt om terug te vallen op onze organisatie

We zijn erg trots op het kader dat we aanbieden om de kwaliteit van opgeleide perfusionisten te garanderen en te borgen over heel Europa. In verschillende Europese landen (waaronder België) ontbreekt immers een wettelijk kader over de inhoudelijke vereisten van ons beroep, waardoor er geen wettelijke garanties zijn voor de kwaliteit van de opleiding. Om te kunnen terugvallen op kwaliteitscriteria zijn de perfusionisten dus vaak genoodzaakt om terug te vallen op onze organisatie. Dat maakt onze vereniging erg uniek. In vele Europese landen is het behalen van een EBCP-certificaat een vereiste om aan de slag te mogen als perfusionist, net zoals in de meeste Belgische ziekenhuizen, bij gebrek aan een geschikte wettelijke norm. Het uitwerken van een wettelijk kader om te kunnen werken als perfusionist in België is bovendien een persoonlijke droom, voegt Gerdy toe.

Op voorwaarde dat …

We zijn een sterk groeiende vereniging met intussen meer dan 900 leden over de grenzen heen. Het managen van zo’n grote vereniging op basis van vrijwilligheid is dan ook een hele klus, vertelt Gerdy. Zeker toen we drie jaar terug nog alles manueel deden. Zo werden alle facturen manueel uitgeschreven en bijgehouden in een Excel-bestand. Hetzelfde gold voor de certificaten. Het was een huzarenstukje om dat allemaal rond te krijgen door de verschillende personen over heel Europa. We vonden een aantal jaren geleden bovendien niet onmiddellijk een kandidaat als penningmeester gezien de workload zodanig hoog was. Ikzelf heb me toen kandidaat gesteld met het idee een tool te implementeren welke alles efficiënter zou laten verlopen.

Efficiëntie en een verminderde workload

Als speler en bestuurslid in de hockey was ik al langer vertrouwd met Twizzit. Ik was ervan overtuigd dat er heel wat organisatorische kenmerken van onze beroepsvereniging overeenkwamen met deze van een sportclub. Denk maar aan het ledenbeheer en de facturatie. Daarom ging ik ten rade bij Philippe van Twizzit om te zien of we Twizzit konden aanpassen aan onze internationale context. Vanaf het begin hebben we van Twizzit heel wat ondersteuning gekregen om een ‘eigen systeem’ uit te werken dat tegemoetkwam aan onze noden. We zijn er dan ook in geslaagd om alle processen te centraliseren op een gestructureerde manier zodat er decentraal kan samengewerkt worden op basis van dezelfde gegevens, met winst in efficiëntie en een verminderde workload als gevolg. Zo rekenen we vandaag op Twizzit voor het beheren van lidmaatschappen en de daarbij horende facturen, registratieformulieren allerhande, nieuwsbrieven en communicatie via de chatfunctie. Dankzij automatisatie zijn alle gegevens bovendien up-to-date en betrouwbaar.

Ambitie

In de toekomst blijven we inzetten op onderzoek en opleiding in samenwerking met de Europese verenigingen van hartchirurgen en cardioanesthesisten. Verder hebben we de ambitie om een erkenning van het beroep te bekomen aangezien dit de enige weg is naar kwaliteitsgarantie in Europa. Daar gaan we voor! Tot slot rekenen we verder op de ontzorging via Twizzit. Zo kunnen we ons met de essentie van onze beroepsvereniging bezig houden, want daar ligt ons hart, eindigt Gerdy.